Para gestionar la comunicación interna de una inmobiliaria debés adoptar un sistema de organización que contemple roles, tareas y flujos de información. Además es fundamental sostener distintos canales de diálogo entre colegas y equipos. Para esto es importante que tengas un área de trabajo destinada a la comunicación y que utilices herramientas digitales que faciliten el intercambio.

En cuanto a la segmentación, es fundamental que haya vías de contacto generales y otras particulares según áreas de trabajo o actividades. Además puede ser que los distintos equipos requieran herramientas específicas, por ejemplo puede que los corredores utilicen un sistema para compartir contactos, estadísticas y mapas de precios; mientras que el equipo contable recurra a una base de datos colaborativa.

Por otro lado, se deben organizar y calendarizar reuniones grupales e individuales, entre empleados y jefes de área, para realizar seguimientos de tareas, proyectos y desempeño en general. Además esto se puede complementar con reuniones informales para fortalecer la conexión del grupo.

Hay inmobiliarias que optan por utilizar software específico para organizar la comunicación. Algunos se pueden adquirir en el mercado, otros son de uso gratuito y también se pueden desarrollar herramientas propias para que se amolden a las necesidades específicas.

Seguí leyendo esté artículo si querés saber más sobre la comunicación interna de una empresa y conocer algunos tips y recomendaciones para gestionarla.

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En este artículo:

¿Qué es la comunicación interna en una inmobiliaria?
¿Para qué sirve la comunicación interna de una inmobiliaria?
Herramientas digitales para organizar la comunicación interna de tu inmobiliaria

La comunicación interna de una empresa abarca todo el flujo de información que hay entre colegas y jefes. Tiene un costado más formal que incluye la designación y el seguimiento de tareas o la definición de estrategias, pero también apunta al contacto informal entre trabajadores, a su bienestar y convivencia y al clima de trabajo.

Para entender mejor de qué se trata, podemos diferenciarla de la comunicación externa, que plantea un diálogo entre la empresa y los clientes, proveedores y la comunidad en general. Estas dos ramas tienen objetivos y formas de alcanzarlos muy diferentes.

Mientras que la comunicación externa busca mostrar una identidad hacia afuera, vender un producto o servicio, establecerse como marca sinónimo de estándar de calidad, construir confianza y más; la comunicación interna apunta al bienestar de los trabajadores, que compartan una experiencia que les dé un sentido de pertenencia y que la organización del trabajo sea más eficiente.

El mayor error que cometen algunas empresas es subestimar la importancia de la comunicación interna. De este modo dejan de lado que la eficacia, el bienestar y los resultados del equipo pueden disminuir en gran medida si este sistema no está aceitado y no contempla las necesidades de sus integrantes.

Para evitar que cometas este error aquí van 5 funciones de la comunicación interna en una empresa: 

1. Unificar criterios y objetivos: para que una inmobiliaria crezca es importante que todos sus integrantes apunten hacia la misma meta. Para eso hay que definirla, que todos la conozcan y ver qué pasos hay que seguir para alcanzarla. Además se debe establecer cómo llegar hasta ella. Dependiendo de tu estrategia comercial, puede haber distintas directivas que tu equipo debe conocer para que funcione. Ya sea que quieras segmentar tu alcance en el mercado; especializarte en algún tipo de propiedad o en alguna zona; buscar un tipo de cliente específico; conseguir más ventas chicas en menos tiempo, o tardar más para alcanzar transacciones grandes.
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2. Mejorar el bienestar del equipo: los corredores de tu inmobiliaria no son robots que solo se dedican a trabajar y cumplir tareas. Es importante tener presente que el contacto informal y los vínculos personales que se van construyendo entre colegas tienen un peso en cómo se sienten y cuánto rinden laboralmente. Por eso dentro de este área se contempla la creación de un clima de trabajo agradable y se fomentan actividades como retiros, reuniones distendidas, jornadas de ocio, e incluso celebraciones. Además desde este espacio se pueden planificar gestos como presentes de cumpleaños o felicitaciones tras determinados logros que incentiven y alimenten el espíritu del trabajo en equipo.
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‍3. Consolidar la identidad de la empresa: si tu marca pretende tener una identidad muy marcada y comunicar sus valores a los clientes es importante que todos los trabajadores estén empapados en ellos. Esto no solo se logra a través de capacitaciones, sino incluyendo esta mirada en todas las piezas e instancias de comunicación. Por ejemplo, si entre los valores que posee tu inmobiliaria está la solidaridad entre colegas, sería importante fomentarla a través de mensajes que incentiven este comportamiento. Se puede pensar además en la creación de espacios de intercambio de problemáticas, dudas y frustraciones para impulsar esta actitud.

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4. Organizar y delegar tareas: mientras más grande es un equipo y más trabajo se pretenda afrontar, las tareas aumentarán y se diversificarán. Frente a este escenario es muy fácil que comiencen las confusiones: quién debía hacer qué, en qué plazo; quién debía continuar dicho trabajo o, a quién había que avisarle que cierto objetivo estaba cumplido. Para ello existen diversas metodologías de organización, programas y herramientas digitales que pueden ayudarte a generar una estructura. Por ejemplo, hay sistemas de asignación de tareas colaborativos, donde los trabajadores pueden ver qué objetivo deben cumplir y comunicar en qué estadio están, a la vez que dejan o reciben comentarios. 

‍5. Realizar seguimientos: conocer con exactitud el estatus de tu inmobiliaria no depende sólo de cifras monetarias y proyecciones de números. Es importante que conozcas en alguna medida en que estado se encuentran tus colegas y sus equipos. Así podrás saber si los planes y estrategias que ideaste están encaminados o hace falta ajustar algo. Para ello además de realizar reuniones periódicas e incorporar un diálogo por distintos canales y sistemas de organización de tareas, se puede adoptar por ejemplo la metodología de informes donde cada trabajador puede dar cuenta de cómo va avanzando con las responsabilidades que le fueron asignadas.

Estas son 5 razones que hacen de la comunicación interna de tu empresa un área indispensable, por ello te recomendamos organizar un equipo que se encargue de optimizar cada una de estas funciones.

Para cerrar este artículo vamos a hablar de 4 áreas específicas de la comunicación interna de tu inmobiliaria y a recomendarte algunos softwares que pueden ayudarte a organizarlas:

‍1. Organización de tareas: para delegar y realizar seguimientos se pueden usar softwares gratuitos como Trello, Asana o Google Keep y otros pagos como Jira, Microsoft To Do, o Pipefy. Con ellos podés designar un objetivo a una o varias personas. Cualquiera de los participantes de esa meta puede modificar su estatus (en progreso, para revisar, listo, esperando diseño, etc.) y además se pueden dejar comentarios y determinar la fecha límite para esa tarea. De este modo podrás seguir la corriente de muchos trabajos al mismo tiempo sin despistarte, ni olvidar quién se encarga de qué; en qué estadio está, o si necesita algo para continuar.
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2. Almacenamiento de información: lo más común y al alcance de todo el mundo es organizar los archivos y las carpetas a través de Google Drive, pero se puede recurrir a bases de datos particulares. Lo importante es ser específico con la nomenclatura y la organización de los datos para que sean accesibles de la manera más rápida posible para todo el mundo.

3. Diálogo entre el equipo: es necesario que sea regular y dinámico, que cuente con canales de comunicación y además complementar las reuniones presenciales con encuentros virtuales. Para el chat, además de aplicaciones conocidas como Whatsapp, podés incorporar otras específicas como Slack o Telegram, que tiene herramientas adicionales que pueden ayudarte a organizar la comunicación por grupos y subgrupos y compartir datos. Para los encuentros por videollamada podés utilizar Meet, Zoom, Microsoft, Jitsi, o la que más se amolde a tus preferencias.

4. Administración del tiempo de trabajo: para que puedas ver cuánto tiempo se dedica a cada tarea y detectar si algún área de trabajo está siendo ineficiente o necesita ajustes, existen distintas opciones que te permiten “trackear” la duración de cada objetivo. Algunas son Toggle, Tempo o Clockify. Cada trabajador puede dar play a su cronómetro bajo una etiqueta para que sus supervisores o él mismo puedan analizar posteriormente cuánto dedicó a ese trabajo.
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Conocé más herramientas digitales que pueden ayudarte en otras áreas de tu inmobiliaria en este artículo.

Esperamos que esta información te sea de utilidad para organizar la comunicación interna de tu inmobiliaria y que puedas tener equipos más contentos y productivos. Si querés mantenerte al tanto de las últimas noticias del rubro suscribite a nuestro newsletter. Si querés ser parte de la mejor red inmobiliaria de bandera blanca de Argentina, ¡sumate a deinmobiliarios!

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