Si te estás preguntando cómo organizar tu agenda inmobiliaria para alcanzar el éxito tenés que saber que jerarquizar tus actividades y planificar tu calendario, van a ser tus tareas primordiales. También te dejamos unos tips para que aprendas a generar hábitos sistemáticos que te ayudarán a lograr tus metas como corredor inmobiliario.

En el rubro de bienes raíces, la organización eficiente es lo más importante para maximizar el tiempo y focalizarlo en prospectar. Uno de los elementos fundamentales para ello, es lograr una agenda estructurada y optimizada. En esta oportunidad vamos a ver la relevancia de tener una agenda y los desafíos comunes que enfrentan los profesionales a la hora de gestionar un negocio inmobiliario.

‍En este artículo:

¿Cómo se organiza una inmobiliaria?
5 Pasos para una gestión eficiente de tu agenda inmobiliaria
Consejos para el manejo de la agenda y el servicio al cliente
El manejo de agenda para una secretaría inmobiliaria
¿Cómo tener éxito como agente inmobiliario?

Debido a la naturaleza dinámica y multifacética de este rubro es fácil perder el orden en el día a día. La falta de una estructura sólida puede no sólo generar estrés y retrasos, sino también afectar negativamente la reputación y los resultados de tu negocio inmobiliario.

La primera etapa para gestionar eficazmente una inmobiliaria es establecer y definir los procesos internos. Esto implica: 

• Identificar y documentar las diferentes etapas y tareas involucradas en el proceso de venta, desde la captación de propiedades hasta la firma de contratos.
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• Asignar roles y responsabilidades según las fortalezas de cada miembro del equipo para una distribución equitativa de las tareas y así evitar confusiones o superposiciones en la realización de las mismas. Si querés aprender a delegar funciones te recomendamos este artículo.‍
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• Establecer jerarquías, líneas de comunicación y flujos de trabajo para tomar decisiones más ágilmente y para coordinar de modo más efectivo entre los distintos equipos que componen tu empresa.

‍Para optimizar la gestión inmobiliaria existen diversas soluciones tecnológicas diseñadas específicamente para facilitar el trabajo. Algunas herramientas útiles incluyen software de gestión (CRM), que permite organizar y dar seguimiento a los contactos y clientes potenciales. También existen aplicaciones y plataformas para la gestión de propiedades, donde se pueden registrar y administrar detalles como fotografías, descripciones y documentos relacionados. Te recomendamos algunas acá.

Si te estás preguntando cómo se organiza una agenda inmobiliaria para maximizar la productividad, te dejamos 5 pasos clave para que uses la agenda como ayuda en la planificación de tu rutina inmobiliaria.
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‍1. Identificar y priorizar tareas y compromisos: listá todas las actividades que tenes que realizar. Desde reuniones, visitas a propiedades, llamadas de seguimiento hasta cuestiones administrativas. Luego, clasificalas según su importancia y urgencia. Priorizá las cruciales y establecé plazos realistas para completarlas. Esto te ayudará a tener una visión clara de tus responsabilidades y a tomar decisiones informadas sobre cómo asignar tu tiempo.

‍2. Establecer bloques de tiempo para tareas específicas: podés agrupar actividades similares o relacionadas en intervalos de tiempo designados. Por ejemplo, podés reservar un bloque para realizar llamadas de seguimiento, otro para hacer visitas a propiedades y otro para actividades administrativas. Esta práctica te ayuda a minimizar las interrupciones y a enfocarte en una tarea a la vez, lo que aumenta tu productividad y eficiencia.
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3. Considerar delegar tareas no esenciales: identificá las actividades que podrían ser realizadas por otros miembros del equipo o por profesionales externos. Asignar responsabilidades a otras personas te permite liberar tiempo para enfocarte en los aspectos clave de tu rol, como la atención a clientes, o el cierre de operaciones. Al hacerlo, asegurate de comunicar claramente tus expectativas y de contar con los recursos adecuados para garantizar que las tareas se cumplan de manera efectiva.

4. Establecer plazos y fechas límite para tareas y proyectos: crear una estructura temporal te ayuda a mantener el ritmo y a cumplir con los compromisos. Podés establecer plazos realistas pero desafiantes para cada un proyecto considerando la complejidad y los recursos necesarios. No te olvides de tener en cuenta las fechas límite externas, como las solicitudes de financiamiento o los cierres de contratos, para cumplir con los plazos requeridos por todas las partes involucradas.

5. Adaptar la agenda según las necesidades cambiantes del negocio: la flexibilidad es esencial en el negocio inmobiliario y la planificación en la agenda te debe permitir adaptarte a estas circunstancias. Si surgen nuevas oportunidades o desafíos, podés reorganizar los tiempos para darles prioridad. Esto implica ajustar las fechas límite, reasignar recursos y modificar las tareas programadas. Lo importante es poder mantener un equilibrio entre la planificación a largo plazo y la capacidad de respuesta a los cambios.

Para ofrecer una experiencia superior y lograr un servicio excepcional, no sólo tenés que ser constante, sino también mantener un seguimiento de tus actividades; responder de manera oportuna a las consultas de clientes; y utilizar estrategias para no pasar por alto nada, a la vez que ser flexible a los cambios en la agenda. 

Si te estás preguntando cómo lograrlo, acá te dejamos algunos consejos para evitar conflictos de horarios y facilitar la asignación adecuada de tiempo y recursos.

• Mantener un seguimiento constante: revisá tu agenda regularmente y asegurate de tener claridad sobre las fechas importantes. Podés establecer recordatorios con vencimientos y plazos, y además utilizar técnicas de organización, como etiquetas o colores para resaltar tareas prioritarias. Debés llevar un registro actualizado de las actividades finalizadas y de las que están en progreso para que sea efectivo.
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• Responder de manera oportuna y eficiente las consultas. Priorizá la atención y respuesta a los mensajes, llamadas telefónicas y correos electrónicos de tus clientes.
  

• Establecé un plazo razonable para responder, preferiblemente y de ser posible dentro de las 24 horas, y asegúrate de ofrecer información precisa y completa. La comunicación fluida y receptiva crea confianza y muestra tu compromiso con el servicio al cliente.
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• Utilizar recordatorios y notificaciones para evitar olvidos: para un manejo adecuado podés fijar alarmas o utilizar aplicaciones de organización del trabajo y establecer notificaciones sobre citas importantes, plazos y tareas pendientes.
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• No te olvides de sincronizar tu agenda en todos los dispositivos que utilices, así podés acceder fácilmente a la información y mantenerla actualizada en tiempo real.
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• Ser flexible y adaptable a cambios en la agenda: anticipate a posibles modificaciones y tené un plan de contingencia para reorganizar tus tiempos en caso de imprevistos.
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• Es importante también que puedas mantener una comunicación abierta con tus clientes para gestionar de manera efectiva y minimizar los impactos y riesgos en el servicio.

La secretaria o secretario inmobiliario también desempeña un rol clave en la gestión y planificación de la agenda. Tiene la responsabilidad de mantenerla actualizada, programar, confirmar citas y asegurarse de que todos estén informados sobre sus compromisos diarios. 

Además puede filtrar las llamadas y correos electrónicos, programar recordatorios y mantener una comunicación fluida tanto con los corredores como con los clientes. Por eso, si estás pensando en tener un aliado estratégico en tu inmobiliaria, asegurate de coordinar en conjunto estas 3 acciones para garantizar tener todo bajo control:

‍1. Utilizar un sistema de calendario compartido: podés aprovechar herramientas gratuitas como Google Calendar, que te permite visualizar los horarios de todos los colaboradores. De este modo lograrás la coordinación y organización de tareas y evitás conflictos de programación.

2. Programar intervalos de tiempo para tareas administrativas: además de las citas y reuniones, es importante reservar tiempo en la agenda para tareas administrativas, como responder correos electrónicos, preparar documentación o actualizar bases de datos. Estos intervalos de tiempo aseguran que estas tareas cruciales se realicen de manera efectiva. 

3. Utilizar herramientas de programación online: tener los procesos automatizados da la posibilidad de coordinar directamente con el cliente, sin necesidad de establecer una comunicación constante para programar horarios.

Ahora que ya sabés cómo organizar tu agenda de manera eficiente y cómo organizarte para cumplir con todas tus tareas, te dejamos algunas recomendaciones que te llevarán al éxito: 

‍1. Establecer metas y objetivos claros: definí qué querés lograr, ya sea en términos de ventas, ingresos o volumen de transacciones. Esto te proporcionará una dirección clara y te motivará a trabajar para alcanzarlas. Además, podés desglosarlas en objetivos más pequeños y alcanzables para mantener el enfoque y el impulso a medida que avanzás.

‍2. Desarrollar habilidades de comunicación efectiva: de esta manera vas a poder identificar con mayor precisión qué necesitan tus clientes, a la vez que podrás transmitir con eficacia tus necesidades a tu equipo de trabajo. 

‍3. Construir una red de contactos sólida: establecé relaciones duraderas con clientes, colegas, proveedores y otros profesionales de la industria. Participá en eventos y actividades relacionadas con el sector inmobiliario, podés unirte a asociaciones y aprovechar las plataformas en línea para ampliar tu red. Además, no pierdas de vista que el boca en boca y las referencias son poderosas herramientas de crecimiento en este campo.

‍4. Utilizar estrategias de marketing: para posicionarte, darte a conocer o destacarte en el mercado, creá una marca personal, desarrollá un sitio web profesional, utilizá las redes sociales para promocionar tus propiedades y hasta tus logros. Cuanto más visible seas, más oportunidades tendrás de atraer nuevos clientes y cerrar transacciones.

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A lo largo del artículo vimos la importancia de adquirir buenas prácticas en la gestión y organización de una agenda inmobiliaria, y de jerarquizar y delegar actividades para focalizar en la prospección. Además si aprovechás el uso de la tecnología para agilizarla y optimizarla, podés aumentar tu productividad y mejorar la calidad del servicio, lo que te ayudará a alcanzar el éxito en el rubro de bienes raíces.

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